Seperti yang kita semua saksikan kemajuan yang menjanjikan dalam teknologi global yang tidak hanya menciptakan dampak besar pada gaya hidup manusia, psikologi bisnis, budaya, dan lingkungan dll tetapi juga menunjukkan peran penting untuk mengikat jaringan terdistribusi menjadi satu lingkungan terpusat. Saya suka mengatakan bahwa sekarang kita hidup di arena teknologi global yang terhubung melalui perangkat global, kehidupan Berita Teknologi begitu cepat dan arus informasi begitu tinggi. Pada tingkat individu, manajemen cukup mudah tetapi bagaimana mengukur metrik ketika berhadapan dengan tingkat perusahaan.
Pada dasarnya, Manajemen Informasi (IM) adalah pengumpulan dan pengorganisasian fakta mentah (data) dari berbagai sumber dan distribusi serta penyebarannya ke satu atau lebih audiens. Manajemen informasi yang paling sukses digambarkan Pantheras Teknologi sebagai mendapatkan informasi yang tepat kepada orang yang tepat dalam format yang tepat pada waktu yang tepat. Banyak Organisasi (publik/Swasta) berinvestasi untuk meningkatkan solusi praktik terbaik Manajemen Informasi. Hal ini didorong oleh beragam faktor seperti kebutuhan untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas proses bisnis, tuntutan kepatuhan terhadap peraturan dan keinginan untuk memberikan solusi dan layanan yang lebih baik. Untuk membuat strategi manajemen Informasi yang komprehensif, CIO perlu menangani berbagai Faktor Penentu Kesuksesan yang memerlukan prinsip dasar dan praktik terbaik untuk merencanakan penerapan dan penyebaran.
Dalam hal teknologi, manajemen informasi mencakup sistem seperti:
– Alat integrasi dan kolaborasi
– Manajemen pengetahuan
– Manajemen konten – Manajemen
Dokumen/Catatan
– Jaringan komunikasi saluran tunggal
– Digitalisasi
– Manajemen aset/identitas/akun
– Sistem manajemen pembelajaran
Dalam konteks Enterprise Information Management (EIM) yang mengintegrasikan Business intelligence dan enterprise content management. Faktanya, seluruh skenario berputar di sekitar sistem yang menggabungkan orang, proses, arsitektur informasi, metadata, konten berkualitas, teknologi, dan banyak lagi.
Tantangan dan tren
Dalam lingkungan waktu nyata, setelah krisis ekonomi baru-baru ini, sebagian besar organisasi menghadapi masalah besar dan menangani masalah. Tahun 2009 ditandai sebagai pergeseran fase dalam hal tantangan dan tren, dan tahun 2010 akan menghadapinya. Untuk mengatasi tantangan yang ada dan melihat ke depan pada tantangan yang muncul, kami meneliti industri TI untuk tren masa depan…
Berikut adalah masalah IM yang paling umum:
– Pemisahan antara alat dan sistem yang terintegrasi & dikolaborasikan
– Tanggung jawab yang tidak sesuai atau bercampur untuk Manajemen Informasi
– Kurangnya dokumentasi teknis
– Arah strategis yang tidak jelas untuk keseluruhan lingkungan teknologi
– Konfrontasi dengan sumber daya yang terbatas untuk menerapkan solusi yang diinginkan
– Kurangnya informasi dan masalah penggunaan yang efektif
– Un penyelarasan strategis yang paralel dan tidak komprehensif dalam konteks tujuan bisnis
– Komputasi awan yang tidak efektif
– Berbagai saluran untuk komunikasi
– Masalah perlindungan aset di lingkungan alih daya
– Masalah manajemen perubahan
– Mitigasi Risiko
– Penghijauan Sistem Manajemen Informasi
Sedikit yang tercantum di atas, lebih banyak yang perlu muncul. Untuk kepatuhan substansial, kebijakan IM, prosedur harus didefinisikan dengan baik sesuai dengan tujuan organisasi dan diformat secara strategis untuk menyebarkan solusi bagi pengguna akhir.
Apa yang harus dilakukan untuk perbaikan?
Perencanaan strategis IM yang efektif mengarah pada keberhasilan organisasi.
Perencanaan strategis dari sudut pandang IM berkaitan dengan arah jangka panjang yang ingin diambil organisasi dalam memanfaatkan TI untuk meningkatkan proses bisnisnya. Perencanaan strategis IM yang efektif melibatkan pertimbangan permintaan organisasi untuk manajemen informasi dan kapasitas pasokan teknologi informasi. Menentukan tuntutan IM akan melibatkan pertimbangan sistematis dari tujuan strategis organisasi, bagaimana ini diterjemahkan ke dalam tujuan khusus dan inisiatif bisnis, dan kemampuan TI apa yang akan dibutuhkan untuk mendukung tujuan dan inisiatif ini.
Tetap awasi tata kelola keamanan informasi
Selama fase perencanaan strategis, kita perlu memastikan bahwa tata kelola keamanan informasi yang tepat sedang berlangsung. Umumnya tanggung jawab muncul di pundak CEO dan CIO. Sebagai contoh; jika perusahaan mereka tidak memiliki kebijakan manajemen yang terstruktur dan penipuan atau pelanggaran keamanan terjadi, mereka dapat menghadapi tuntutan hukum. Jika mereka tidak mau maka perusahaan mereka dapat membayar denda yang besar dan merusak reputasi juga. Tata kelola keamanan informasi harus menjadi kegiatan yang terfokus, dengan pendorong nilai khusus yang mencakup integritas informasi, kesinambungan layanan, dan perlindungan aset informasi.
Dengan hidup di arena jaringan global dan memperluas perusahaan melampaui batas tradisionalnya, keamanan muncul sebagai masalah tata kelola yang signifikan. Oleh karena itu, keamanan informasi harus menjadi bagian integral dari tata kelola TI tetapi menjaga keamanan informasi dan sistem merupakan tantangan yang berkelanjutan. Ancaman dan kerentanan terus berubah dan semakin canggih seiring waktu. Untuk pengamanan khusus, kita perlu mengambil tindakan tegas untuk mengamankan dan mengamankan. Kontrol internal dan eksternal perlu diterapkan sesuai dengan persyaratan geografis.
Komite Pengarah perlu fokus pada fungsi-fungsi berikut:
– Meninjau rencana jangka panjang dan pendek departemen IM untuk memastikan bahwa mereka sesuai dengan tujuan perusahaan.
– Menyetujui dan memantau akuisisi besar dan status rencana dan anggaran IM, menetapkan prioritas, menyetujui standar dan prosedur dan memantau kinerja IM secara keseluruhan
– Meninjau dan menyetujui sumber dan strategi untuk memilih, atau semua, kegiatan IM, termasuk sumber atau outsourcing, dan globalisasi atau off-shoring fungsi.
– Meninjau kecukupan sumber daya dan alokasi sumber daya dalam hal waktu, personel dan peralatan.
– Membuat keputusan mengenai sentralisasi vs. desentralisasi dan penugasan tanggung jawab
– Melaporkan kepada dewan direksi tentang kegiatan IM/IS
Pastikan kebijakan dan prosedur yang konkret dan ringkas
Kebijakan dan prosedur mencerminkan panduan dan arahan manajemen dalam mengembangkan kontrol atas sistem manajemen informasi dan sumber daya terkait. Mereka mewakili filosofi perusahaan dan pemikiran strategis manajemen senior dan pemilik proses bisnis. Agar efektif, itu harus jelas dan ringkas. Pemeriksaan berkala perlu ditentukan; itu harus adaptif dalam hal munculnya baru dan perubahan signifikan dalam proses bisnis dalam memanfaatkan TI untuk efisiensi dan efektivitas dalam produktivitas dan keuntungan kompetitif.
Kesimpulan
Dengan menerapkan praktik manajemen Informasi yang komprehensif, Organisasi dapat tumbuh, dapat menciptakan perbedaan yang dinamis dan akan fokus dan lebih selaras dengan tujuan dan sasaran bisnis mereka. Jika itu terjadi maka akan muncul kurva pertumbuhan yang curam.
Artikel ini telah menguraikan fitur-fitur penting untuk Manajemen Informasi dan praktik terbaik selama implementasi. Fokus utama adalah menyoroti pentingnya Implementasi IM. Saya harap ini akan mencakup maksud dan tujuan untuk tetap memperhatikan Manajemen Informasi selama perencanaan strategis dan penyebaran di organisasi Anda.
Hina Naz adalah konsultan Teknologi/Telekomunikasi berpengalaman, spesialis Komunikasi, penulis Teknis, dan pelatih Informasi yang memiliki beragam pengalaman dengan vendor telekomunikasi dan pendidikan. Dia sangat fokus untuk memastikan hasil sesuai dengan garis waktu dan dibujuk untuk menggunakan teknologi secara strategis dan hemat biaya agar selaras dengan tujuan perusahaan. Bidang-bidangnya yang telah terbukti adalah perencanaan strategis teknologi, integrasi dan penerapan, komunikasi teknis, manajemen program/proyek, penerapan metodologi praktik terbaik, dan program peningkatan berkelanjutan.